Pre-boarding: Zo maak je een sterke eerste indruk

Heb je zojuist een nieuwe collega aangenomen die nog niet is gestart? Dan zit deze nu in de pre-boarding fase; een onmisbare stap in het welkom heten van nieuwe collega’s.

Een goed pre-boardingproces legt de basis voor een sterke start en zorgt voor meer betrokkenheid en enthousiasme bij deze nieuwe collega.

In dit artikel vertel ik je meer over wat preboarding precies is, waarom het zo belangrijk is, en geef ik je wat praktische tips die je direct kunt gebruiken.

Pre-boarding is letterlijk de eerste indruk die een nieuwe werknemer van jouw als organisatie krijgt. Het is de fase tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Het doel van deze fase? Zorgen dat een nieuwe werknemer zich welkom voelt en goed voorbereid is op zijn of haar eerste werkdag.

Hier komen allerlei dingen bij kijken. Denk bijvoorbeeld aan praktische zaken zoals het regelen van IT-toegang. Maar pre-boarding kun je ook gebruiken om de nieuwe werknemer alvast in contact te brengen mijn zijn of haar nieuwe team.

Kort gezegd probeer je de nieuwe werknemer een warm welkom te bezorgen, nog voordat hij of zij een voet in het kantoor heeft gezet.

De Nederlandse arbeidsmarkt is super competatief, en het ziet er niet naar uit dat dit snel veranderd. Ook na het tekenen van een contract kunnen medewerkers zich nog bedenken, zeker als de eerste indrukken na het tekenen twijfels oproepen. Een goed uitgevoerde pre-boardingstrategie verkleint dit risio. En daarnaast:

• Vergroot het de betrokkenheid: een nieuwe collega voelt zich gezien en gewaardeerd;
• Zorgt het voor een vliegende start: Administratieve zaken worden vooraf geregeld, zodat een de nieuwe werknemer op dag 1 direct aan de slag kan. Ook vormt dit de perfecte basis voor een gestroomlijnde onboarding.

1. Stuur een welkomstpakket
Een simpel gebaar maakt vaak een groot verschil. Denk bijvoorbeeld aan een persoonlijke welkomstbrief, handgeschreven kaartje van het team, een notitieboekje met het bedrijfslogo, of een handige introductiegids. Dit zorgt dat de nieuwe medewerker zich direct onderdeel voelt van het team.

2. Maak gebruik van een online portaal
Heb je een intranet of HR-tool? Geef je nieuwe werknemer alvast toegang. Hier kun je belangrijke documenten, een welkomstvideo, en praktische informatie zoals werktijden plaatsen Geen tool? Een gedeelde map werkt natuurlijk ook prima!

3. Organiseer een Kennismaking
Een korte videocall met het team of zelfs een koffiedate vóór de eerste werkdag kan wonderen doen. Dit helpt om de eerste zenuwen weg te nemen en laat je nieuwe collega alvast kennismaken met hun toekomstige werkomgeving. Heb je vlak voor de eerste werkdag een teamuitje of een vrijdagmiddag borrel gepland? Nodig nieuwe medewerkers dan alvast uit voor een ongedwongen kennismaking.

4. Houd Contact
Het lijkt vanzelfsprekend, maar blijf in contact! Een e-mail of telefoontje om te vragen hoe het gaat, toont betrokkenheid en houdt de verbinding levend.

Voorkom veelgemaakte fouten

Het opzetten van een pre-boardingtraject is niet zonder valkuilen. Hier zijn een paar dingen om op te letten:

• Te veel informatie in één keer: Niemand wordt blij als er een gigantisch pakket aan documenten over de (virtuele) schutting wordt gegooid. En een nieuwe werknemer al helemaal niet. Zorg dat je duidelijk voor ogen hebt welke informatie het belangrijkst is en welke documenten ook later gedeeld kunnen worden;
• Gebrek aan interne afstemming: Zorg dat IT, HR en leidinggevenden goed op elkaar zijn afgestemd, zodat alles soepel verloopt. Het laatste wat je wilt is dat de nieuwe werknemer contact opneemt met een afdeling die niet eens weet dat er een nieuwe collega is aangenomen.

Tip: Gebruik feedback van vorige onboardingervaringen om je pre-boarding telkens te verbeteren.

Conclusie

Een goed pre-boardingproces hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar maakt wél een wereld van verschil. Door een warm welkom te combineren met duidelijke communicatie en praktische ondersteuning, leg je de basis voor een vliegende start.

Denk aan een simpel welkomstpakket, een persoonlijke kennismaking en regelmatig contact. Het zijn kleine stappen met grote impact die ervoor zorgen dat je nieuwe collega zich vanaf dag één verbonden voelt met jouw organisatie.

Dus, pak die kans om een sterke eerste indruk achter te laten—want die krijg je maar één keer!

Wil je eens sparren hoe jij jouw pre-boarding kan verbeteren? Wij je denken graag met je mee met een gratis brainstormsessie van 30 minuten!